ความแตกต่างระหว่างการทำเงินเดือนด้วยตัวเองกับการใช้ บริการรับทำเงินเดือน

องค์กร บริษัท โรงงาน ที่ประกอบธุรกิจ จัดตั้งขึ้นก็เพื่อการสร้างผลกำไร พนักงานที่เข้าไปปฏิบัติงานก็ต้องการค่าแรง ค่าจ้าง เช่นเดียวกัน ด้วยความร่วมมือร่วมใจกันทำงานย่อมส่งผลให้เป้าหมายสูงสุดขององค์กรเป็นไปได้ โดยค่าแรงเป็นแรงจูงใจหนึ่งที่ช่วยให้พนักงานปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มกำลังความสามารถ การได้รับค่าแรงที่เป็นธรรม จ่ายถูกต้อง ครบถ้วน ตรงเวลา พร้อมสวัสดิการที่ครบถ้วน ตามตกลงหรือเหนือความคาดหมาย ย่อมทำให้พนักงานมีแรงฮึดสู้ในการปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จได้ โดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการทำเงินเดือนส่วนใหญ่แล้วจะเป็นฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายบัญชีการเงิน ต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูล คำนวณรายได้ ภาษี ประกันสังคม และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมากมายหลายแขนง

ซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ ไม่ให้เกิดความผิดพลาดตกหล่น แต่จะดีกว่าหรือไม่ หากมีบริการรับทำเงินเดือน ที่มีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านดูแล แบ่งเบาภาระงาน ทำให้สามารถไปจดจ่อกับงานที่ก่อให้เกิดการพัฒนาในส่วนอื่น ๆ ได้ ลองไปดูความแตกต่างระหว่างการทำเงินเดือนด้วยตัวเองกับการใช้บริการรับทำเงินเดือน ว่าเป็นอย่างไร แบบไหนที่องค์กรควรเลือกใช้

ความแตกต่างระหว่างการทำเงินเดือนด้วยตัวเองกับการใช้บริการรับทำเงินเดือน

• องค์กรที่ทำเงินเดือนเอง
  การทำเงินเดือนเองโดยไม่ได้ใช้บริการรับทำเงินเดือน เป็นการจ้างบุคลากรหนึ่งคน ส่วนหนึ่งหรือเจ้าของธุรกิจเอง เป็นผู้รวบรวมข้อมูล คิดคำนวณค่าจ้างค่าแรง ภาษี ประกันสังคม สวัสดิการต่าง ๆ ของพนักงานเอง ออกรายงาน จนจบกระบวนการพนักงานได้รับค่าจ้างอย่างสมบูรณ์ ซึ่งอาจจะใช้คนทำงานคำนวณเองหรือมีโปรแกรมช่วยในการคำนวณด้วยก็ได้
  
  
• ข้อดีของการทำเงินเดือนเอง
  • การสั่งการ ติดต่อสะดวก ทำได้ทันที ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลง จากที่พนักงานผู้ทำเงินเดือน เป็นคนของบริษัท องค์กรเอง หัวหน้างาน เจ้าของกิจการ ทีมผู้บริหาร สามารถเข้าถึงการทำงาน การดำเนินการจ่ายเงินเดือนได้รวดเร็ว จัดการได้ตามต้องการ
  • ข้อมูลไม่ถูกส่งไปยังบุคคลภายนอก เลิกกังวลเกี่ยวกับบุคคลที่สามที่จะเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง ผู้บริหารสามารถจำกัดสิทธิ์ผู้ที่เกี่ยวข้องได้เท่าที่จำเป็น บุคคลภายนอกจะไม่ได้รับข้อมูลใด ๆ ซึ่งต้องอาศัยจรรยาบรรณและความซื่อสัตย์จากผู้ที่เก็บข้อมูลเหล่านี้ด้วย
  • ใช้กับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนน้อย ๆ ไม่ยุ่งยาก ระบบระเบียบภายในไม่ซับซ้อน ข้อจำกัดมีไม่มาก ใช้ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการไม่สูงมากนัก
    ข้อจำกัดของการทำเงินเดือนเอง
  • เบียดบังเวลางานอื่น การใช้กำลังคนในการทำเงินเดือนเอง ถือว่าทำให้เสียเวลาในการทำข้อมูล เป็นภาระงานสะสม งานธุรการเป็นงานที่ต้องมีเวลาเก็บรายละเอียดต่าง ๆ ให้ถูกต้องชัดเจน เพื่อป้องกันการผิดพลาด ข้อมูลสูญหาย ไม่ครบถ้วน
  • เสี่ยงต่อความผิดพลาด ทั้งเรื่องกำหนดเวลา จำนวน ข้อมูล เนื่องจากพนักงานผู้รับผิดชอบต้องทำหน้าที่หลายอย่าง การเก็บรวบรวมข้อมูลทำได้ล่าช้า มีงานค่อนข้างมาก อาจไม่ทันต่อเวลาการออกเงินเดือน หรือใช้เวลาแบบกระชั้นชิด เสี่ยงต่อการทำตัวเลข ข้อมูล ที่ตกหล่น ผิดพลาด
  • ไม่ใช่เรื่องง่ายในการเลือกพนักงานที่มีความเข้าใจในระบบงาน ซึ่งอาจต้องใช้เวลาเพื่อให้เกิดการเรียนรู้และความถนัดในงานการทำเงินเดือนให้มีประสิทธิภาพ และต้องรักษาทรัพยากรที่มีความชำนาญนั้นไว้ให้ได้ด้วย รวมไปถึงหากเกิดปัญหาพนักงานทำเงินเดือนลาออกกะทันหัน อาจทำให้เกิดการทำงานที่ติดขัด การหาพนักงานใหม่ การทำงานทดแทน ทำให้ยุ่งยากเสียเวลา และต้องภาวนาว่าจะได้ผู้ที่มีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการเข้ามาทำงานได้หรือไม่อีกด้วย
    
    
• องค์กรที่ใช้บริการรับทำเงินเดือน
  บริการรับทำเงินเดือน เป็นธุรกิจ outsource อย่างหนึ่งที่ให้บริการด้านเงินเดือนแก่องค์กรที่ต้องการให้ดูแลเรื่องการทำเงินเดือน เป็นที่ปรึกษา เป็นผู้ที่มีความชำนาญเฉพาะด้าน ในระบบเงินเดือน ดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการจ่ายเงินเดือนโดยพนักงานได้รับเงินค่าจ้างอย่างถูกต้องครบถ้วนตรงเวลา ทำเรื่องเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่ายแทนฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายบัญชี
  
  
• ข้อดีของการใช้บริการรับทำเงินเดือน
  • ลดต้นทุน : บริการรับทำเงินเดือน เป็นรายจ่ายที่ตายตัวเฉพาะค่าบริการเท่านั้น ตามที่ตกลงตามสัญญา ที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลา ซึ่งเมื่อเทียบกับการจ้างพนักงานประจำ นอกจากเงินเดือนที่ต้องจ่ายแล้ว อาจมีต้นทุนแฝงบางอย่างเพิ่มเติม เช่น โบนัส สวัสดิการ เป็นต้น ซึ่งบริการรับทำเงินเดือนสามารถควบคุม วางแผน ค่าใช้จ่ายประจำเดือนได้ กำหนดได้ว่าต้องการใช้บริการนานเท่าใด ลดต้นทุนที่เป็นตัวเงินและลดเวลาในการทำงานได้ด้วย
  • ลดความเสี่ยง : ถือเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบงานของ บริการรับทำเงินเดือน ที่มีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านดำเนินงาน ต้องมีความรู้ความเข้าใจ ความละเอียดรอบคอบ ลดความผิดพลาดในการคิดคำนวณค่าจ้างค่าแรง ลดความเสี่ยง ค่าปรับ การฟ้องร้อง ที่อาจจะเกิดขึ้นจากการยื่นภาษี ประกันสังคม หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องทางกฎหมาย ที่ไม่ถูกต้องตามเงื่อนไข และเวลา ซึ่งบริษัทที่รับบริการทำเงินเดือนส่วนใหญ่จะรับประกันผลงาน มีความปลอดภัย มีความแม่นยำ เรื่องตัวเลข ข้อบังคับ ปรับปรุงข้อมูลกฎระเบียบให้เป็นปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ พร้อมกับการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาช่วยทุ่นแรงเก็บรวบรวมข้อมูลในการทำงาน มีความยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้ตามสถานการณ์อีกด้วย
  • มีที่ปรึกษา : บริษัทบริการรับทำเงินเดือน ถือได้ว่าเป็นศูนย์รวมของผู้ที่มีความเชี่ยวชาญด้านการทำเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม สวัสดิการ การบริหารจัดการ ซึ่งบริษัทผู้ว่าจ้างสามารถปรึกษาและรับคำแนะนำที่ถูกต้อง จากประสบการณ์ตรงที่มีความหลากหลาย หยิบยกนำมาปรับใช้ ให้เหมาะสม เป็นประโยชน์สูงสุดในองค์กรต่อไปได้
  • ได้เวลาทำงานเพิ่ม : การแบ่งเบาภาระงาน นำงานบางส่วนที่ใช้เวลามากโอนถ่ายไปยัง outsource ผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน จะทำให้หน่วยงานบุคคลหรือบัญชีการเงิน มีเวลาเพิ่มขึ้น ตัดปัญหา ลดความกังวลใจ เรื่องการจัดทำเงินเดือนที่จุกจิกกวนใจประจำทุกงวด ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน ให้ผู้เชี่ยวชาญดูแล เกิดความคล่องตัวมากขึ้น แล้วไปมุ่งเน้นงานหลักในการพัฒนาคนพัฒนางานได้อย่างเต็มที่
  • ใช้บริการรับทำเงินเดือนได้กับทุกองค์กร : หน่วยงาน บริษัท หรือองค์กรใด ทั้งที่เป็นขนาดเล็ก ขนาดกลาง ขนาดใหญ่ หรือจำนวนพนักงานเท่าใดก็ตาม ที่ต้องการมืออาชีพ เป็นที่ปรึกษา ดูแล พัฒนา ปรับปรุง การบริหารจัดการเงินเดือนให้ดี เป็นระบบ ระเบียบ ลดความซับซ้อนการคำนวณเงินเดือน ควบคุมรายจ่าย กำหนดระยะเวลาชัดเจน ทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สามารถเรียกใช้บริการเหล่านี้ได้ทันที
    ข้อจำกัดของการใช้บริการรับทำเงินเดือน
  • การเข้าถึงการจ่ายเงินเดือนช้ากว่า : องค์กรที่ใช้บริการรับทำเงินเดือน ต้องยอมรับว่า หากผู้บริหารต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือกระบวนการใดเกี่ยวกับการทำเงินเดือนของบริษัทตนนั้น ต้องเผื่อระยะเวลา การตอบสนองต่อการทำงานอาจใช้เวลาที่นานขึ้นเมื่อเทียบกับการให้พนักงานภายในของตนทำเงินเดือน
  • ความยุ่งยากในการถ่ายโอนข้อมูล รับช่วงต่อ : outsource ที่ให้บริการรับทำเงินเดือน จะได้รับข้อมูลที่ผู้ว่าจ้างต้องจัดเตรียมข้อมูลให้ในช่วงแรกเริ่มต้นของการทำงาน ซึ่งอาจต้องใช้เวลา ตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนพนักงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ไม่ให้ผิดพลาด ใช้เวลา รวมไปถึงการศึกษาเรียนรู้งานบางส่วนขององค์กร วัฒนธรรม ลักษณะงาน เพื่อให้คำปรึกษาที่สอดคล้องได้
  • บางเนื้องาน ไม่อาจให้บริษัทบริการรับทำเงินเดือน ทำแทนได้ : บริษัทหรือองค์กรจะมีงานบางอย่างที่ไม่อาจส่งต่อให้บริษัทภายนอกล่วงรู้ได้ ถือเป็นความลับเฉพาะขององค์กรที่ไม่สามารถเผยแพร่ได้ ซึ่งมีเพียงไม่กี่ฝ่ายที่จัดการได้ ทีมบริหาร เจ้าหน้าที่บุคคล เท่านั้น
  • ค่าใช้จ่ายในการใช้บริการรับทำเงินเดือน ที่อาจจะสูงกว่า การจ้างพนักงานทำเงินเดือนเอง แต่เป็นรายจ่ายที่ตายตัว เมื่อเทียบกับพนักงานทำเงินเดือนที่อาจจะต้องมีสวัสดิการอื่น ๆ เพิ่มตามมา

ความแตกต่างระหว่างการทำเงินเดือนเองกับการใช้บริการรับทำเงินเดือน มีข้อดีและข้อจำกัดในรูปแบบที่เฉพาะ การเลือกใช้ให้ตรงตามความต้องการ จุดประสงค์ ให้เกิดประโยชน์มีประสิทธิภาพสูงสุดกับองค์กรนั้นต่างหากคือสิ่งสำคัญ ในการดำเนินกิจการทั้งสองวิธี ทั้งการทำเงินเดือนเองหรือใช้บริการรับทำเงินเดือน ก็ต้องเฟ้นหา เลือกใช้ ผู้ที่ทำหน้าที่เหล่านี้ให้ตรงตามเป้าหมาย ให้ได้คุณสมบัติที่เหมาะกับองค์กรให้ได้มากที่สุด งบประมาณ การรักษาความลับ การเข้าถึงข้อมูล เทคโนโลยีที่ใช้ ทักษะของพนักงาน ขอบเขตงาน เหล่านี้ถือเป็นปัจจัยในการพิจารณาเบื้องต้น

บริษัท โปรเฟสชั่นแนล เอ้าท์ซอสซิ่ง โซลูชั่น จำกัด outsource บริหารจัดการเงินเดือนในองค์กร ตอบโจทย์ทุกการทำงาน ทุกข้อสงสัย ยินดีให้คำปรึกษา แนะนำ บริการรับทำเงินเดือน payroll outsourcing บริการด้านบัญชี บริการเจ้าหนี้และเบิกจ่าย วางบิลและเรียกเก็บ HR and Payroll Services, Payroll Outsourcing service, Payroll Service ด้วยประสบการณ์การทำงานกว่า 30 ปี มีความพร้อมทั้งบุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ ซอร์ฟแวร์ เทคโนโลยี ที่เกี่ยวข้อง เตรียมให้บริการลูกค้าได้อย่างทั่วถึงทุกกรณี