บริการรับทำเงินเดือน มีขั้นตอนอะไรบ้าง

สำหรับบริษัทหรือเจ้าของกิจการขนาดเล็กและขนาดกลาง ที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานบัญชี และต้องการให้การบริหารจัดการเงินเดือนของพนักงานมีความแม่นยำและครอบคลุมทุกรายละเอียดที่มีความซับซ้อน เพื่อให้เงินเดือนของพนักงานออกตรงเวลา และไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ ในเรื่องเอกสาร การใช้บริการรับทำเงินเดือนจากบริษัทเอาท์ซอร์สก็ถือเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดี เพราะบริษัทเอาท์ซอร์สที่ให้บริการรับทำเงินเดือน จะมีความเชี่ยวชาญในเรื่องการบริหารจัดการ, การคำนวณ และการดำเนินการธุรกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนพนักงาน จึงช่วยให้บริษัทประหยัดเวลาและประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น โดยบริการรับทำเงินเดือนที่บริษัทเอาท์ซอร์สส่วนใหญ่มีให้บริการนั้น ประกอบด้วยขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้

ขั้นตอนต่าง ๆ ของบริการรับทำเงินเดือน

• บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะทำหน้าที่คำนวณเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน
  บริษัทเอาท์ซอร์ส จะนำข้อมูลทุกส่วนของพนักงาน ที่เกี่ยวข้องกับการทำเงินเดือน มาคำนวณเพื่อหายอดเงินเดือนที่ถูกต้อง โดยข้อมูลต่าง ๆ ที่บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะนำมาใช้ในการคำนวณ ได้แก่ เรทเงินเดือนของพนักงาน, เงินเพิ่มต่าง ๆ เช่น ค่าตำแหน่ง ค่าภาษา ค่าทำงานล่วงเวลา ค่าทำงานนอกสถานที่ หรือ ค่าคอมมิชชั่น, การหักภาษี ณ ที่จ่าย, การหักค่าประกันสังคม, การหักค่ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, การหักเงินเข้าสหกรณ์ของบริษัท หรือกองทุนอื่น ๆ ที่บริษัทมีให้พนักงานเข้าร่วม, การหักเงินเดือนตามกฎบริษัท เช่น หักเงินเดือนจากการมาสายเกินข้อกำหนดหรือหักเงินเดือนจากการลาโดยไม่แจ้งหัวหน้างานข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้ ทางบริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะนำมาใช้ในการคำนวณเงินเดือนของพนักงานในแต่ละเดือน และทำเรื่องเบิกจ่ายเงินเดือนกับผู้บริหารหรือฝ่ายการเงิน และบริษัทยังดำเนินการจ่ายเงินเดือนพนักงานผ่านบัญชีธนาคารของบริษัท โดยวิธีการจ่ายเงินเดือนแบบ Pay Roll ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งยากในการจ่ายเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน

   

• บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะดำเนินการออกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือใบ 50 ทวิ และใบ Pay Slip
  เมื่อบริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนได้ดำเนินการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงานเป็นที่เรียบร้อยแล้ว บริษัทจะดำเนินการออกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือใบ 50 ทวิ และใบ Pay Slip ให้กับพนักงานแต่ละคน เพื่อให้พนักงานทราบรายละเอียดของเงินเดือนตนเอง รวมถึงเพื่อให้พนักงานนำใบ 50 ทวิไปใช้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในแต่ละปีภาษี บริการนี้จะช่วยให้บริษัทไม่ต้องยุ่งยากในการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนของพนักงาน เพียงให้บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนทำหน้าที่ออกเอกสารและนำส่งเอกสารต่าง ๆ ให้กับพนักงานเท่านั้น

   

• บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะจัดทำบันทึกข้อมูลต่าง ๆ
  บริษัทจะทำการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวเนื่องกับเงินเดือนของพนักงาน ได้แก่ บันทึกการปรับขึ้นเงินเดือนพนักงาน, บันทึกเงินเดือนของพนักงานเข้าใหม่และข้อตกลงเรื่องเงินเดือนหลังผ่านช่วงทดลองงาน, บันทึกจำนวนวันทำงานของพนักงานที่แจ้งลาออก เพื่อให้บริษัทสามารถคำนวณเงินเดือนได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะในกรณีที่พนักงานลาออกโดยทำงานในเดือนสุดท้ายไม่ครบเดือน นอกจากนี้บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนยังทำหน้าที่ในการบันทึกรายละเอียดการจ่ายเงินค่าจ้างของพนักงานรายวัน, พนักงานชั่วคราว, พนักงานสัญญาจ้าง และ ฟรีแลนซ์ที่เป็นทั้งการจ้างรายครั้งและการจ้างเป็นฟรีแลนซ์แบบประจำ ซึ่งการจ่ายเงินในส่วนนี้ มักมีความซับซ้อนทั้งในเรื่องของจำนวนเงิน และข้อตกลงเฉพาะบุคคล ซึ่งการใช้บริการรับทำเงินเดือนจะช่วยให้บริษัทสามารถจัดการเรื่องการจ่ายเงินค่าจ้างในส่วนนี้ได้อย่างครบถ้วนและแม่นยำขึ้น

   

• บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะทำหน้าที่บริหารจัดการธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่สาม
  บริษัทจะคำนวณเงินที่ต้องนำส่งให้แก่บุคคลที่สาม เช่น ประกันสังคม ประกันกลุ่ม เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือสหกรณ์ของบริษัท และดำเนินการหักออกจากเงินเดือนของพนักงาน ก่อนที่ผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะนำเงินที่หักไว้นั้น ส่งให้แก่หน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องต่อไป โดยที่บริษัทไม่ต้องดำเนินการนำส่งเงินเหล่านั้นด้วยตนเอง

   

• บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะดำเนินการจัดทำรายงานสรุปที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน
  หลังดำเนินการจัดทำเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือนแล้ว บริษัทผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจะดำเนินการจัดทำรายงานต่าง ๆ ทั้งรายงานประจำเดือนและรายงานสรุปประจำปี โดยเป็นรายงานข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนของพนักงาน ได้แก่
• รายงานสรุปยอดเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน
• รายงานสลิปเงินเดือน
• รายงานสรุปยอดเงินเดือนที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือนให้แก่ฝ่ายบัญชี
• รายงานและหลักฐานการนำส่งเงินเดือนของพนักงานให้แก่ธนาคาร พร้อมไฟล์ข้อมูลที่นำส่งธนาคาร
• รายงานนำส่งเงินสมทบประกันสังคมของพนักงาน สปส.1-10 พร้อมไฟล์ข้อมูลการนำส่ง
• รายงานแจ้งข้อมูลของพนักงานใหม่เข้าประกันสังคม สปส.1-03
• รายงานแจ้งการออกจากประกันสังคม สปส.6-09 ของพนักงานที่ลาออก พร้อมไฟล์ข้อมูลการนำส่ง
• รายงานส่งกรมสรรพากร ภงด.1
• รายงานการนำส่งเงินของพนักงานเข้ากองทุนฯ พร้อมไฟล์ข้อมูลการนำส่ง
• รายงานด้านภาษีต่าง ๆ ได้แก่ ภงด. 91, ภงด.1ก พร้อมไฟล์ข้อมูลการนำส่ง
• รายงาน กท.20ก

การจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องที่ซับซ้อน และเต็มไปด้วยงานเอกสารที่ต้องใช้เวลาในการจัดการเป็นอย่างมาก จึงอาจทำให้บริษัทที่มีกำลังคนน้อย หรือเพิ่งอยู่ในช่วงเริ่มต้นของธุรกิจ ไม่สามารถบริหารจัดการงานในส่วนนี้ได้ดีพอ และอาจมีปัญหาเอกสารตกหล่น หรือยื่นเอกสารให้แก่หน่วยงานต่าง ๆ ไม่ครบ ดังนั้นการใช้บริการรับทำเงินเดือนแบบเอาท์ซอร์ส ที่มีความเชี่ยวชาญในการบริหารจัดการงานเดือน จะช่วยให้บริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางสามารถประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการทุกเรื่องที่เกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงานได้

Professional Outsourcing Service (POS) ผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน บริการด้านบัญชี บริการเจ้าหนี้และเบิกจ่าย บริการวางบิลและเรียกเก็บ บริการด้าน HR outsourcing, HR and Payroll Services, Payroll Outsourcing หรือ การทำ Payroll Service ด้วยประสบการณ์รับทำเงินเดือน ที่มีมากกว่า 30 ปี เรามีความพร้อมทั้งบุคลากรและทรัพยากร ประกอบกับนำเทคโนโลยีมาช่วยพัฒนางานให้ครอบคลุมทันสมัย POS พร้อมให้บริการแก่ลูกค้าด้วยความใส่ใจและมุ่งมั่นที่จะส่งมอบบริการที่มีคุณภาพสูงสุด