ส่วนใหญ่พนักงานในบริษัทหน้าที่ในการจัดการเงินเดือนจะเป็นใครเสียไม่ได้นอกจากฝ่ายบุคคล ซึ่งรับผิดชอบหน้าที่อื่น ๆ อีกมากมาย เช่นการรับสมัครงาน การสัมภาษณ์ การคัดเลือก การว่าจ้าง การวางแผนกำลังคน และการสร้างความสัมพันธ์ในองค์กร ลดปัญหาความขัดแย้ง อบรมพัฒนาบุคลากร ประเมินผลงาน เป็นต้น ขึ้นอยู่กับการกำหนดภาระหน้าที่ของแต่ละบริษัท สำหรับเรื่องค่าจ้างและเงินเดือนนั้นถือเป็นงานประจำวัน ประจำเดือน ทำไปเรื่อย ๆ ไม่มีที่สิ้นสุด ต้องดำเนินการให้ถูกต้องและตรงเวลา ตามข้อตกลงและเงื่อนไขทางกฎหมาย เพราะเงินเดือน ค่าจ้าง สวัสดิการ ที่พึงต้องจ่าย ต้องให้ แก่พนักงานนั้นเป็นสิ่งสำคัญ ห้ามผิดพลาด คลาดเคลื่อน เด็ดขาด โดยพนักงานหนึ่งคนมักถูกจัดสรรให้ทำงานในหลาย ๆ หน้าที่ อาจเกิดการสับสนปนเปกันในงานแต่ละอย่าง และการบีบคั้นงานด้วยกำหนดเวลาที่จำกัด ซึ่งทำให้เกิดข้อพลาดขึ้นได้ และบางครั้งปัญหาความเชี่ยวชาญในงานลักษณะนี้มักเกิดขึ้นเป็นประจำกับการที่พนักงานลาออก หาคนทำทดแทนที่ชำนาญการได้ยากเสียเหลือเกิน ดังนั้น การมองหา “บริษัทรับทำเงินเดือน” จึงถือเป็นทางออก ทางรอดสำหรับเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารทั้งหลาย แล้วการใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือน จะดีกว่าพนักงานเราทำเองจริงหรือ? ลองพิจารณาจากข้อมูลในบทความนี้กันได้เลย

จ้างพนักงานทำเงินเดือนภายในบริษัทเอง

พนักงานทำเงินเดือน คือ ผู้ที่ทำหน้าที่คำนวณ วันทำงาน คิดเวลาทำงานล่วงเวลา คิดเบี้ยเลี้ยง สวัสดิการ หักค่าแรงส่วนขาดลามาสาย แล้วคิดออกมาเป็นค่าจ้าง เงินเดือน ให้กับพนักงานเป็นประจำทุกงวดการจ่าย โดยปกติจะทำการจ่ายเดือนละ 1 ครั้ง ทุกสิ้นเดือน

จุดเด่น

• ในเมื่อเป็นพนักงาน เจ้าหน้าที่ภายใต้บริษัทแล้วการมอบหมายภาระหน้าที่สามารถทำได้ตามที่นายจ้างต้องการภายใต้ข้อตกลงที่ได้แจ้งกันไว้ ณ วันที่รับเข้าทำงาน ซึ่งอาจได้รับภาระหน้าที่ความรับผิดชอบที่มากกว่าการทำเงินเดือนเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
• ความใกล้ชิดสนิทสนม การสั่งงานต่าง ๆ ทำได้สะดวก รวดเร็ว เนื่องจากทำงานภายในบริษัท สั่งการได้รวดเร็ว ต้องการข้อมูลใด ๆ ทำได้ทันที

จุดด้อย

• เรื่องของค่าจ้าง ค่าแรง เงินเดือน รายได้ของแต่ละบุคคลถือเป็นความลับที่ไม่สามารถบอกกันได้ เพราะจะทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ขึ้นมาอย่างมากมาย จุดด้อยข้อหนึ่งเกี่ยวกับการจ้างพนักงานของบริษัททำเอง ก็คือการพูดคุยกันเรื่องเงินเดือนนี้ การที่รู้เงินเดือนพนักงานคนอื่นทำให้เกิดความไม่พอใจ ซึ่งทำให้เกิดปัญหาขึ้นบ่อยครั้ง ดังนั้น ต้องเลือกพนักงานที่ทำหน้าที่รักษาความลับ ไม่เผยแพร่ข้อมูลที่ก่อให้เกิดความเสียหายแก่ผู้อื่น
• กรณีบริษัท โรงงานอุตสาหกรรม ที่มีพนักงานจำนวนมาก หลายกะ มีการส่งข้อมูลเวลาทำงานเป็นจำนวนมาก และเวลากระชั้นชิด อาจทำให้การคำนวณค่าแรง ค่าจ้าง เงินเดือน ล่าช้า มีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้กรณีที่พนักงานมีงานล้นมือ ลนลาน กลัวไม่ทันเวลา ซึ่งมีผลกระทบโดยตรงกับตัวพนักงานส่งผลต่อการทำงาน ขวัญกำลังใจ ความเชื่อมั่น ภาพลักษณ์องค์กร ไปด้วย
• เลือกพนักงานที่มีความชำนาญในงานบริหารทำเงินเดือนหายาก พนักงานที่ทำงานในหน้าที่นี้ถึงแม้จะมีวิชาความรู้ที่ร่ำเรียนมาเหมือนกัน แต่ความละเอียดรอบคอบความเป็นงานความกระตือรือร้นเป็นเรื่องของแต่ละบุคคล ฉะนั้นแล้ว การคัดสรรผู้ที่จะมาทำหน้าที่นี้อาจต้องใช้แบบทดสอบ กระบวนการสัมภาษณ์ที่เหนือชั้นตระเตรียมไว้ด้วย
• ต้องรักษาพนักงานเก่าผู้มีความเชี่ยวชาญเอาไว้ให้ได้ เมื่อบริษัทมีพนักงาน เจ้าหน้าที่ที่ทำเงินเดือนนี้ ได้อย่างสมบูรณ์แบบแล้วต้องพยายามรักษาพนักงานผู้นั้นให้ปฏิบัติหน้าที่อยู่กับบริษัทให้นานที่สุด และหากแม้ต้องการลาออกก็ให้มีการถ่ายเทงานให้พนักงานใหม่ให้โดยไม่บกพร่องได้ด้วยเช่นกัน
• ด้วยงานที่เคร่งเครียดยุ่งเหยิงทั้งงานคิดคำนวณเงินเดือน การดูแลผลประโยชน์ส่วนอื่น ๆ เช่น ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน ภาษี เป็นต้น ซึ่งมีตลอดทั้งวัน เกิดความเครียด เสียเวลาในการทำข้อมูลเป็นเวลานาน ๆ แทนที่จะสามารถทุ่มเวลาในการพัฒนางานที่เป็นหัวใจหลักที่สำคัญได้มากกว่า พนักงานไม่มีเวลาเข้ารับการฝึกอบรม ฝึกฝนตนเอง หรือเข้าร่วมกิจกรรมกับทางบริษัทบ่อยครั้งนัก การเติบโตในสายงานมีน้อย

ใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือน

บริษัทรับทำเงินเดือน คือ บริษัทที่ให้บริการเกี่ยวกับการบริหารการเงิน รับทำเงินเดือน ค่าจ้างพนักงาน รวมถึง งานประกันสังคม ประกันสุขภาพ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ งานภาษี และเป็นที่ปรึกษาจัดระบบงาน โดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะ

จุดเด่น

• เนื่องจากบริษัทรับทำเงินเดือน เป็นผู้ที่ถือว่ามีความชำนาญเฉพาะด้านในเรื่องการบริหารจัดการเรื่องเงินเดือน และส่วนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว ความพร้อมของทีมงาน ความละเอียดรอบคอบ ถูกต้อง ตรงเวลา รักษาความลับ ความปลอดภัยของข้อมูล จึงสามารถไว้ใจในการปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มที่ ลดปัญหาในการทำงานได้
• จากการทำงานเฉพาะด้าน จึงทำให้บริษัทรับทำเงินเดือน ต้องทำการศึกษาข้อมูล พัฒนารูปแบบขั้นตอนการทำงาน นำระบบที่ทันสมัย เทคโนโลยีใหม่ ๆ โปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ มาใช้ ลดข้อผิดพลาด การกระทำผิดกฎหมาย ลดสาเหตุที่ทำให้ธุรกิจชะงัก และมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับระบบการทำงานของลูกค้าแต่ละบริษัทอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน จัดการกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนให้ทำงานได้ง่ายขึ้นเป็นลำดับ
• บริษัทรับทำเงินเดือน เรื่องการติดต่อหน่วยงานราชการ ทำได้คล่องตัว ไม่ติดขัด จึงทำให้ไม่เสียเวลา ทำงานได้ถูกต้อง ไม่เสียค่าปรับ ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายแฝงที่อาจเกิดขึ้นได้จากความผิดพลาดของพนักงาน
• ความรับผิดชอบในงาน ด้วยความที่เป็นบริษัทที่ทำงานเกี่ยวกับเงินเดือน ค่าจ้าง โดยเฉพาะ ซึ่งต้องรักษาชื่อเสียงที่ได้สั่งสมมา การปฏิบัติหน้าที่จึงต้องมีความรับผิดชอบสูงเพื่อรักษาภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรตนเองไม่ให้เสื่อมเสีย ส่งผลเสียต่อธุรกิจความเป็นบริษัทรับทำเงินเดือนขึ้นได้
• บริษัทรับทำเงินเดือนไม่ต้องจ่ายค่าสวัสดิการเพิ่มเติม เช่นเดียวกับการจ้างพนักงานทำงานคนหนึ่ง มีเพียงค่าบริการตามที่ตกลงไว้เท่านั้น อย่างเช่น การจ่ายโบนัสประจำปี การปรับขึ้นเงินเดือน เป็นต้น ซึ่งสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย อาจจะคุ้มค่ากว่าการจ้างพนักงานก็เป็นได้

จุดด้อย

• ด้วยความที่เป็นบริษัทรับทำเงินเดือนโดยเฉพาะ จึงมีผู้เชี่ยวชาญในงาน มีทักษะเฉพาะด้าน อัตราค่าบริการอาจจะสูงกว่าค่าแรงของพนักงานที่ทำงาน 1 คนก็เป็นได้
• เนื่องจากไม่ใช่พนักงานในบริษัทของตนเอง การติดต่อ เรียกร้องหาข้อมูลที่ทางผู้บริหารต้องการอาจล่าช้ากว่า ซึ่งจุดนี้อาจต้องหาบริษัทรับทำเงินเดือนที่คอยสนับสนุนเรื่องนี้ไว้ด้วย

เหตุผลที่ควรใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือน

•  พนักงานที่ไว้ใจได้ที่ได้รับมอบหมายเกี่ยวกับงานทำเงินเดือนลาออกกะทันหัน รับพนักงานใหม่เข้ามาไม่ทัน
• พนักงานผู้ปฏิบัติหน้าที่เห็นเงินเดือนบุคคลอื่นแล้วเกิดอคติในการทำงาน ปฏิบัติหน้าที่ติดขัด เกิดปัญหาการบริหารทั้งระยะสั้นและระยะยาว
• ผู้ปฏิบัติงานมีงานล้นมือ ทำไม่ทันเวลา เสี่ยงต่อข้อมูลที่ผิดพลาด
• บริษัท องค์กร ขนาดกลาง ขนาดใหญ่ หรือขยายกิจการ มีข้อมูลจำนวนมาก
• ข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล เกิดการทุจริต
• ความคุ้มค่า จุดคุ้มทุน ของจ้างพนักงานให้ทำงานเพิ่มหนึ่งคนกับการจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน แบบไหนคุ้มกว่า
• ความรู้ความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน เจ้าของกิจการ เกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้องต้องชัดเจนถูกต้อง

ข้อมูลเหล่าสามารถนำมาพิจารณาเบื้องต้นว่าควรใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือนหรือไม่ แต่อย่างไรก็ตาม สำหรับบริษัทขนาดเล็กมีพนักงานเพียงไม่กี่คนการทำงานไม่ซับซ้อนก็ไม่จำเป็นต้องใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือน เพียงจ้างพนักงานให้ทำหน้าที่นี้ก็ได้ แต่หากเป็นบริษัทขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ มีพนักงานจำนวนมาก หลายกะ หลายระดับ หลายตำแหน่งงาน ต้องเผชิญความท้าทายหลายด้าน มีความเสี่ยงสูง ซึ่งทำให้การทำเงินเดือนเองเป็นปัญหาได้ในระยะยาว อาจต้องหาตัวช่วยพิจารณาการใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือน เพื่อความรวดเร็ว สะดวกสบาย ไร้กังวล ไม่เป็นการเพิ่มภาระงานที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษนี้

การทำเงินเดือนสามารถทำได้ทั้งจ้างพนักงานทำหรือใช้บริการบริษัทรับทำเงินเดือน ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม ลงตัว ของแต่ละบริษัท ต้องพิจารณาในหลายปัจจัย ทั้งเรื่องงบประมาณ ความสามารถ ความเชี่ยวชาญ ปริมาณงาน จำนวนพนักงาน ฯลฯ โดยหลักสำคัญก็คือ ต้องทำเรื่องเงินเดือน ค่าจ้าง ให้ถูกต้อง ตรงเวลา เป็นความลับส่วนบุคคล จึงจะไม่ทำให้เกิดปัญหาขึ้นในองค์กร สร้างความพึงพอใจให้กับพนักงานได้ในระดับหนึ่ง ทั้งนี้ไม่ว่าจะสรุปใช้วิธีการใดก็ตาม กรณีเป็นการจ้างพนักงานก็ต้องคัดเลือกผู้ที่จะเข้ามาปฏิบัติงานที่มีความถนัดในงานให้มากที่สุด หากเป็นบริษัทรับทำเงินเดือนให้ตรวจสอบความน่าเชื่อถือ การบริการ เทคโนโลยีที่ใช้ ผลงานที่ผ่านมา ให้ถ้วนถี่ จึงจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของตนเองมากที่สุด

Professional Outsourcing Service (POS) ผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน บริการด้านบัญชี บริการเจ้าหนี้และเบิกจ่าย บริการวางบิลและเรียกเก็บ บริการด้าน HR and Payroll Services, การทำ Payroll Service หรือ payroll outsourcing services ด้วยประสบการณ์รับทำเงินเดือน ที่มีมากกว่า 30 ปี เรามีความพร้อมทั้งบุคลากรและทรัพยากร ประกอบกับนำเทคโนโลยีมาช่วยพัฒนางานให้ครอบคลุมทันสมัย POS พร้อมให้บริการแก่ลูกค้าด้วยความใส่ใจและมุ่งมั่นที่จะส่งมอบบริการที่มีคุณภาพสูงสุด