สลิปเงินเดือน (pay slip) กับหนังสือรับรองเงินเดือนต่างกันอย่างไร?
pay slip สลิปเงินเดือน หนังสือรับรองเงินเดือน เลือกใช้ให้เป็นประโยชน์ได้สำหรับพนักงาน

เรื่องของรายได้ เงินเดือน ของพนักงานแต่ละคน ถือเป็นเรื่องใหญ่ของคนที่ต้องเข้ามาทำงานเพื่อให้ได้ผลตอบแทน การกำหนดค่าตอบแทน การจ่ายเงินเดือน รายการหักที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้ง ผู้มีรายได้ย่อมต้องการรายละเอียดและหลักฐานที่ชัดเจน ซึ่งจะแสดงออกมาภายใต้สลิปเงินเดือน (pay slip) หรือหนังสือรับรองเงินเดือน (certificate salary) โดยเอกสารหลักฐานทั้งสองแบบนี้ มีรายละเอียดที่แตกต่างกัน ระยะเวลาการได้รับเอกสาร อายุเอกสาร การระบุข้อมูล การนำไปใช้ รวมถึงประโยชน์ ดังนั้น เพื่อให้เกิดความเข้าใจและไม่ให้เกิดปัญหาในการนำไปใช้งาน ควรทราบถึงความแตกต่างกันในเบื้องต้นสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้อย่างสูงสุดโดยไม่ติดขัด

ทำความรู้จัก สลิปเงินเดือน (pay slip) และหนังสือรับรองเงินเดือน (certificate salary)

สลิปเงินเดือน (pay slip) : เป็นเอกสารหลักฐานทางการเงินจากองค์กรหรือบริษัทจ้างงานที่มอบให้ลูกจ้างเป็นประจำตามรอบการจ่ายเงิน ทุกเดือนหรือทุกวันที่จ่ายเงิน ประจำสัปดาห์ ประจำงวด ก็มี ประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเงินของลูกจ้าง มี pay slip ออกมาหลากหลายรูปแบบ แล้วแต่องค์กรไหนจะจัดทำขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร pay slip แบบดั้งเดิมลักษณะที่เป็นกระดาษคาร์บอน ปกปิดข้อมูลเป็นความลับให้กับเจ้าของเอกสารซึ่งได้ชื่อว่าเป็น pay slip ที่มีความน่าเชื่อถือ สถาบันทางการเงินให้การยอมรับ หรือ pay slip แบบปริ้นท์ด้วยกระดาษขาว A3 A4 ธรรมดาประทับตราบริษัทแล้วใส่ซองปิดผนึกให้พนักงาน และอีกรูปแบบที่มีให้เห็นในปัจจุบันนั่นก็คือ การใช้วิธีแบบ e-pay slip เป็นรูปแบบที่นิยมมากขึ้น มีความสะดวกสบายทั้งบริษัทผู้จ่ายค่าจ้างและพนักงานผู้ได้รับค่าจ้าง ลดการใช้กระดาษ ลดค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์ pay slip ประหยัดเวลาในการไล่แจกเอกสาร แต่ใช้วิธีส่งให้พนักงานทางออนไลน์ตามช่องทางต่าง ๆ ในวันจ่ายเงินแทน ไม่ว่าจะเป็น ไลน์ อีเมลล์ แมสเซนเจอร์ อาจเป็นการส่งไฟล์ PDF มีการใส่รหัสลับก่อนการเปิดเข้าไปตรวจสอบป้องกันข้อมูลรั่วไหลอีกทาง และสามารถจัดเก็บข้อมูลไว้บนระบบคลาวด์ได้อีกด้วย หากต้องการเป็นเอกสารพนักงานก็ทำการปริ้นท์ออกมาได้ด้วยตัวเอง พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา มีความปลอดภัย ดูย้อนหลังได้ง่าย ไม่ต้องคอยเก็บเอกสาร

ข้อมูลที่ระบุในสลิปเงินเดือน (pay slip) โดยรวมจะประกอบด้วย ชื่อ-สกุลพนักงาน แผนก วันที่จ่ายเงินเดือน หมายเลขบัญชีเงินเดือน รายได้รวม รายได้สุทธิ คอมมิชชั่น โบนัส ค่าล่วงเวลา เบี้ยเลี้ยง สวัสดิการ รายได้สะสมต่อปี รายหักสะสมต่อปี ข้อมูลการหักค่าใช้จ่าย เช่น หักภาษี หักเงินสมทบกองทุนต่าง ๆ เงินสมทบกองทุนสำรองเลียงชีพ หักประกันสังคม เป็นต้น รวมไปถึง สถิติการขาดลามาสายของพนักงานด้วย

ความสำคัญในการใช้งานของสลิปเงินเดือน (pay slip)

1. ใช้เพื่อตรวจสอบความถูกต้องในรายการจ่ายและรายการหักต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นกับตัวพนักงานกับองค์กรนั้นในแต่ละรอบการจ่ายค่าแรง
2. ใช้แนบเป็นหลักฐานเพื่อทำธุรกรรมทางการเงินกับสถาบันการเงิน ธนาคาร อาทิ ขอสินเชื่อบ้าน รถ ส่วนบุคคล สมัครบัตรเครดิต รีไฟแนนซ์ ขอรายการเดินบัญชี เป็นต้น
3. ใช้ประกอบการยื่นภาษีประจำปี การยื่นสมทบกองทุนประกันสังคม
4. ใช้เป็นเอกสารแนบพร้อมกับการสมัครงานเพื่อยืนยันรายได้จากบริษัทเดิมเมื่อต้องการต่อรองเงินเดือน

หนังสือรับรองเงินเดือน (salary certificate) : เป็นเอกสารหลักฐานสำคัญที่ออกเป็นลายลักษณ์อักษร ขององค์กรหรือบริษัทที่ออกให้กับพนักงาน แสดงถึงการทำงาน เพื่อยืนยันการทำงานของพนักงาน ระบุตัวตนและค่าตอบแทน แสดงตนเป็นบุคลากรของบริษัทนั้นจริง สามารถนำไปใช้ยื่นทำธุรกรรมทางการเงิน ธุรกรรมส่วนตัวอื่น ๆ หรือแนบไปพร้อมกับการสมัครงานที่ใหม่ ใช้สำหรับตรวจสอบประวัติการทำงานและรายได้ของผู้สมัครงาน นำไปเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน กำหนดตำแหน่ง รายได้ ผลตอบแทนในการจ้างทำงาน ทางแผนกบุคคลมักเป็นผู้ที่ต้องการหลักฐานแสดงรายได้จากที่ทำงานเดิมมาคำนวณเสนอผู้ที่ผ่านการคัดเลือก ผู้บริหาร เพื่อตรวจสอบงบประมาณ ควบคุมอัตราเงินเดือนให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล ขจัดความเหลื่อมล้ำในตำแหน่งเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน ซึ่งผู้สมัครมีสิทธิ์ที่จะไม่เปิดเผยข้อมูลนั้นด้วยก็ได้ ในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน ตามปกติเมื่อพนักงานยังมีสภาพการเป็นลูกจ้าง หากไม่ได้ขอไปทำธุรกรรมทางการเงิน ลูกจ้างมักไม่ร้องขอและองค์กรอาจไม่ออกเอกสารให้ก็ได้ การออกหนังสือรับรองเงินเดือนไม่ได้มีกฎหมายรองรับ ฉะนั้นหากพ้นสภาพการเป็นลูกจ้าง บริษัทฯ จะปฏิเสธการออกเอกสารนั้นก็ได้เป็นสิทธิ์ของนายจ้างไม่เหมือนหนังสือรับรองการทำงาน ที่มี พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ระบุไว้ชัดเจน ลูกจ้างจะได้รับเอกสารแสดงผลการปฏิบัติงานปฏิบัติตน ลักษณะงาน ระยะเวลา ตามการร้องขอแจ้งกับองค์กรนั้น ๆ ดังนั้น เมื่อลูกจ้างสิ้นสุดการเป็นพนักงานของบริษัท องค์กรมีหน้าที่ในการออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับพนักงานผู้นั้นและพนักงานก็สามารถร้องขอจากองค์กรได้ตลอดเช่นกัน

ข้อมูลที่ระบุในหนังสือรับรองเงินเดือน ส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย วันที่ออกเอกสาร ชื่อ-สกุลพนักงาน ตำแหน่ง ระยะเวลาการทำงาน อัตราเงินเดือน ต้องทำการออกเอกสารนี้โดยบริษัท หรือตัวแทน โดยในข้อความจะระบุถึงวัตถุประสงค์การนำไปใช้งานไว้อย่างชัดเจน ป้องกันการนำไปใช้กรณีอื่นไม่ตรงตามที่แจ้งไว้ ลงลายมือชื่อผู้รับรองเอกสาร ซึ่งอาจจะเป็นแผนกบุคคล หรือระดับหัวหน้างาน ผู้บริหาร เจ้าของธุรกิจ พร้อมกับประทับตราบริษัท เพื่อความน่าเชื่อถือ ซึ่งพนักงานจะไม่สามารถออกเอกสารเองได้ ถือเป็นการปลอมแปลงเอกสาร ทั้งนี้อาจระบุอายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือนไว้ด้วย ตามปกติแล้วผู้ที่ขอให้บริษัทออกเอกสารให้มักจะเป็นผู้ร้องขอซึ่งจะเป็นไปตามที่หน่วยงานที่ต้องการหนังสือนั้นกำหนดมา อาทิ การยื่นขอสินเชื่อกับธนาคารหรือขอวีซ่าเอกสารต้องมีอายุไม่เกิน 30 วัน เอกสารที่ใช้ติดต่อหน่วยงานราชการต้องมีอายุไม่เกิน 90 วัน เป็นต้น รวมทั้งระบุข้อมูลการติดต่อกับ HR ผู้ออกเอกสาร สามารถสอบถามได้หากสงสัย โดยในหนังสือรับรองเงินเดือนจะไม่ได้แสดงรายได้และรายหักอย่างละเอียดเช่นเดียวกับสลิปเงินเดือน (pay slip)

ความสำคัญในการใช้งานหนังสือรับรองเงินเดือน

1. ใช้ติดต่อกับสถาบันการเงิน การธนาคาร มักจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับธุรกรรมการเงินเมื่อต้องการ ขอสินเชื่อ ทำสัญญาเงินกู้ กู้ซื้อบ้าน ซื้อรถ สมัครบัตรเครดิต เป็นต้น เพื่อแสดงหลักฐานความสามารถในการจ่ายเงินกู้
2. ใช้ติดต่อกับหน่วยงานราชการ ตัวอย่างเช่น ประเทศแถบยุโรป อเมริกา หรือออสเตรเลีย มักใช้เอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนในการยื่นขอวีซ่า เพื่อเป็นการแสดงถึงสภาพการทำงานที่เป็นหลักแหล่งในประเทศไทย และช่วยยืนยันสถานะทางการเงินให้น่าเชื่อถือ
3. ใช้แนบยืนยันเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับสลิปเงินเดือน (pay slip) ซึ่งบางครั้งอาจไม่ใช่แบบคาร์บอน หรือยังไม่มีระบบ payroll ที่ทันสมัย
4. ใช้เป็นเอกสารประกอบการค้ำประกัน เช่น ค้ำประกันการทำงาน เซ็นสัญญาเช่า เป็นต้น เพื่อป้องกันหากเกิดความเสียหาย แสดงถึงศักยภาพการชดใช้ของผู้ค้ำประกันได้
5. ใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาลกรณีเรียกค่าเสียหาย ค่าชดเชย หรือสินไหม ต่าง ๆ
6. ใช้แนบไปพร้อมกับการสมัครงานใหม่ เพื่อต้องการแสดงรายได้ ต่อรองค่าตัวในการทำงาน และในมุมของ HR เพื่อยืนยันการระบุข้อมูลของผู้สมัครเป็นไปตามจริงหรือไม่ เพื่อจะนำข้อมูลในหนังสือรับรองเงินเดือนไปพิจารณากำหนดค่าจ้างไม่ให้เหลื่อมล้ำในตำแหน่งที่ใกล้เคียงกัน