สำหรับผู้ที่เพิ่งก่อตั้งบริษัทหรือผู้ที่กำลังขยายบริษัทบางแห่ง อาจยังใช้วิธีการจ่ายเงินเดือนพนักงานแบบ Salary ซึ่งเป็นการคำนวณเงินเดือนพนักงานแบบทำเอง ที่จะมีการคำนวณแค่เฉพาะค่าจ้างในแต่ละเดือนของพนักงานเท่านั้น โดยอาจใช้สูตรคำนวณในตาราง Excel ที่ฝ่ายบัญชี, ฝ่าย HR หรือเจ้าของบริษัทจะต้องกรอกข้อมูลต่าง ๆ ลงไปทีละช่อง แล้วให้สูตรคำนวณสรุปจำนวนเงินที่ต้องจ่ายเป็นเงินเดือนพนักงานออกมา จากนั้นจึงนำจ่ายเงินเดือนพนักงานด้วยการโอนเงินเข้าบัญชี, จ่ายเป็นเงินสด หรือเอาเช็คเข้าธนาคาร ซึ่งวิธีการจ่ายเงินเดือนพนักงานแบบ Salary นี้ เหมาะกับบริษัทที่ยังมีขนาดเล็กมาก ๆ และมีพนักงานไม่กี่คนเท่านั้น เพราะวิธีนี้ฝ่หายบัญชี, ฝ่าย HR หรือเจ้าของบริษัทต้องลงมือทำทุกขั้นตอนของการจัดการเงินเดือนด้วยตนเอง ซึ่งหากบริษัทมีพนักงานหลายคน การทำเงินเดือนแบบ Salary ก็เป็นสิ่งที่เสียเวลามาก ๆ และอาจเกิดการคำนวณที่ผิดพลาดได้ด้วย ดังนั้นหากมีการขยายบริษัท และมีพนักงานเพิ่มมากขึ้น การเปลี่ยนระบบการจ่ายเงินเดือนจากแบบ Salary มาเป็นการทำเงินเดือนด้วยระบบทำบัญชี payroll หรือใช้บริการรับทำบัญชี payroll จากบริษัทเอาท์ซอร์ส ก็จะทำให้การทำเงินเดือนของบริษัทเป็นเรื่องง่ายขึ้น และสะดวกสบายมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนได้ดี ดังนั้นหากบริษัทต้องการลดขั้นตอนและลดความผิดพลาดในการทำเงินเดือน ก็ควรพิจารณาเปลี่ยนรูปแบบการทำเงินเดือนจากแบบ Salary มาเป็นการใช้ระบบทำบัญชี payroll หรือใช้บริการทำบัญชี payrollจากบริษัทเอาท์ซอร์ส

แต่หลายคนก็อาจยังมีข้อสงสัยว่าการทำเงินเดือนแบบ Salary มีความแตกต่างจากการทำบัญชี payrollอย่างไร ดังนั้นลองมาดูข้อแตกต่างของการทำเงินเดือนทั้งสองรูปแบบกัน

การทำเงินเดือนแบบ Salary แตกต่างจากทำบัญชี payroll อย่างไร

• การทำบัญชี payroll เป็นระบบคำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติที่จะดึงทุกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนพนักงานมาคำนวณ เช่น ค่าจ้าง, ค่าทำงานล่วงเวลา, ค่าทำงานนอกสถานที่, ค่าเดินทาง, ค่าคอมมิชชั่น, ค่าเบี้ยเลี้ยง และเงินโบนัส จึงทำให้การทำเงินเดือนด้วยระบบทำบัญชี payroll มีความถูกต้องแม่นยำในการคำนวณยอดเงินเดือนพนักงานมากกว่า ในขณะที่การทำเงินเดือนแบบ Salary จะคำนวณเฉพาะเงินค่าจ้างของพนักงานเท่านั้น ซึ่งจะได้ยอดคำนวณที่เท่ากันทุกเดือน ตามสูตรที่ใส่ไว้ในตาราง Excel ซึ่งหากบางเดือนมีรายการจ่ายเงินพนักงานเพิ่มเติมเข้ามาจากยอดปกติ คนทำเงินเดือนก็จะต้องประสบกับความยุ่งยากในการเปลี่ยนสูตรคำนวณ และการจ่ายเงินพิเศษอาจมีการตกหล่นได้

   

• การคำนวณเงินแบบระบบทำบัญชี payroll สามารถดึงข้อมูลการหักเงินทุกอย่างเข้ามาคำนวณได้แบบอัตโนมัติ เช่น เงินหักภาษี ณ ที่จ่าย, เงินประกันสังคม, เงินกองทุนต่าง ๆ, เงินออมสหกรณ์, หักเงินจากการมาสายเกินจำนวนที่กำหนด หรือหักเงินค่าผ่อนชำระจากการกู้ยืมเงินกับทางบริษัท ซึ่งสิ่งเหล่านี้แม้บางอย่างจะไม่ได้มีการหักทุกเดือน แต่ระบบทำบัญชี payrollก็สามารถคำนวณได้ตามจริงโดยไม่มีข้อผิดพลาด ซึ่งหากเทียบกับการทำเงินเดือนแบบ Salary แล้ว บางครั้งบริษัทมือใหม่หลายแห่ง อาจหลงลืมการคำนวณเงินหักภาษี ณ ที่จ่ายให้กับพนักงาน ซึ่งจะกลายเป็นภาระทางด้านภาษีให้กับพนักงานเมื่อทำการยื่นภาษีเงินได้บุคคลประจำปี

   

• การทำบัญชี payroll จะทำการจ่ายเงินเดือนพนักงานแบบอัตโนมัติผ่านทางระบบ Payroll ของธนาคาร จึงทำให้เงินเดือนถูกนำจ่ายเข้าบัญชีพนักงานอย่างตรงเวลาเสมอ ตามเวลาที่บริษัทกำหนดไว้ จึงทำให้ระบบทำบัญชี payroll สามารถทำการจ่ายเงินเดือนในเวลาเดิมของทุกเดือนได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด ซึ่งโดยมากมักจะเป็นช่วงเวลา 1-3 ชั่วโมงแรกของวันเงินเดือนออก เช่น เวลา 01.00 น. ของวันที่ 25 หรือวันที่ 31 ซึ่งทำให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลารอเงินเดือนออกทั้งวัน จนทำให้เสียกำลังใจในการทำงาน หรือทำให้พนักงานจ่ายบิลค่าใช้จ่ายส่วนตัวล่าช้า ซึ่งหากเป็นการจ่ายเงินเดือนแบบ Salary ที่จะจ่ายเงินด้วยการโอนเงินผ่านแอพธนาคาร, ผ่านทางอินเตอร์เน็ต แบงค์กิ้ง, ผ่านทางการจ่ายเช็ค หรือผ่านการนำฝากที่เคาน์เตอร์ธนาคาร ซึ่งเจ้าของบริษัท, ฝ่ายบัญชี หรือฝ่าย HR มักจะจัดการโดยไม่มีรูปแบบเวลาการจ่ายเงินที่แน่นอน จึงทำให้เงินเดือนพนักงานเข้าธนาคารอย่างไม่เป็นเวลา และมีความล่าช้า ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อขวัญและกำลังใจของพนักงานและความน่าเชื่อถือของบริษัท

   

• การทำบัญชี payroll ยังสามารถกำหนดวันจ่ายเงินเดือนพนักงานได้อย่างครอบคลุม เพราะแต่ละบริษัทมักมีการจ้างงานหลายรูปแบบ ทั้งการจ้างงานพนักงานชั่วคราวแบบรายวัน, การจ้างงานพนักงานฟรีแลนซ์แบบรายครั้ง, การจ้างงานพนักงานชั่วคราวแบบรายสัปดาห์ และการจ้างงานพนักงานประจำแบบรายเดือน ซึ่งการทำบัญชี payroll สามารถกำหนดรอบการจ่ายเงินให้ตรงตามกำหนดการจ่ายเงินแบบเฉพาะตัวนี้ได้ ในขณะที่การจ่ายแบบ Salary คนทำเงินเดือนจะทำการคำนวณเงินค่าจ้างทุกอย่างและจ่ายเงินเดือนทั้งหมดในรอบบิลเดียว จึงทำให้พนักงานอัตราจ้างรูปแบบอื่น ๆ ที่ไม่ใช่การจ้างรายเดือนต้องรอเงินเดือนนานโดยไม่จำเป็น ซึ่งอาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทได้เช่นกัน

   

• การทำบัญชี payroll สามารถเรียกดูข้อมูลการจ่ายเงินย้อนหลังได้อย่างสะดวก เพราะทุกข้อมูลได้ถูกบันทึกลงในระบบอย่างเป็นสัดเป็นส่วนและมีระเบียบ โดยคนทำเงินเดือนไม่ต้องเสียเวลาค้นหาโฟลเดอร์เอกสารจำนวนมากในคอมพิวเตอร์เหมือนการจ่ายเงินเดือนแบบ Salary

   

• หากบริษัทมีการปรับปรุงรูปแบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ระบบทำบัญชี payroll ก็สามารถปรับรอบการจ่ายเงินให้เป็นไปตามความต้องการได้ ทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน

จากข้อเปรียบเทียบทั้งหมดที่กล่าวมานั้น จะเห็นได้ว่าการทำบัญชี payroll มีความสะดวกในการทำงาน และมีความถูกต้องแม่นยำสูง อีกทั้งยังทำให้การจ่ายเงินเดือนพนักงานของบริษัทเป็นไปอย่างตรงเวลา ด้วยเหตุนี้การทำบัญชี payroll จึงเหมาะกับบริษัทที่ต้องการลดภาระในการทำเงินเดือนและต้องการให้การจ่ายเงินเดือนของพนักงานเป็นไปอย่างโปร่งใส และตรวจสอบง่าย

แต่หากบริษัทของคุณยังเป็นบริษัทขนาดเล็กที่กำลังเติบโต หรือเป็นบริษัทขนาดกลางที่ยังมีพนักงานไม่มากนัก การลงทุนติดตั้งโปรแกรมทำบัญชี payroll ก็อาจจะยังไม่คุ้มสำหรับคุณ ดังนั้นคุณสามารถเลือกใช้บริการรับทำบัญชี payroll จากบริษัทเอาท์ซอร์สที่จะรับหน้าที่ดูแลและบริหารจัดการเรื่องการจ่ายเงินเดือนพนักงานให้กับบริษัทของคุณ ซึ่งจะช่วยให้บริษัทของคุณประหยัดเวลาและกำลังคนได้มากว่าการจัดการเงินเดือนพนักงานด้วยตนเอง ซึ่งผลลัพธ์ของการใช้บริการจากบริษัทเอาท์ซอร์สที่รับทำบัญชี payroll ก็มีประสิทธิภาพไม่ต่างกับการใช้โปรแกรมทำบัญชี payroll ด้วยตนเอง

ดังนั้นหากต้องการให้บริษัทของคุณเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพและมีความน่าเชื่อถือในด้านการเงิน ก็ควรเปลี่ยนมาจัดการการจ่ายเงินเดือนพนักงานผ่านระบบทำบัญชี payroll ทั้งแบบติดตั้งโปรแกรมและจัดการการทำเงินเดือนด้วยตนเอง หรือเลือกใช้บริการรับทำบัญชี payroll จากบริษัทเอาท์ซอร์สที่มีคุณภาพและมีความเชี่ยวชาญการทำบัญชี payroll

และถ้าหากคุณกำลังมองหาบริษัทเอาท์ซอร์สที่ให้บริการทำบัญชี payroll ลองเลือกใช้บริการบริษัท โปรเฟสชั่นแนล เอาท์ซอร์สซิ่ง โซลูชั่นส์ จำกัด ผู้ให้บริการทำบัญชี payrollอย่างมืออาชีพ ที่มีความเชี่ยวชาญในการรับทำเงินเดือนพนักงาน ทั้งการคำนวณเงินเดือนและภาษี, การบันทึกข้อมูลพนักงาน และการนำส่งเงินแก่บุคคลที่สาม เพียงคุณใช้บริการทำบัญชี payrollของเรา ก็จะช่วยให้คุณจ่ายเงินเดือนพนักงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำและตรงต่อเวลา